UNIVERSITE DE MONTRÉAL
RAPPORT ANNUEL
1998-1999

 "UN REGARD NEUF"

 Marie-José Rivest
Ombudsman
Décembre 1999

FAITS SAILLANTS

442 demandes d’intervention reçues en 1998-1999 dont 235 consultations, 151 plaintes recevables fondées, 41 plaintes recevables non fondées et 15 plaintes non recevables

plus de 80 % de la clientèle est composée d’étudiants

10 % de la clientèle est composée de membres du personnel dont la moitié consultent au sujet de leurs problèmes personnels et l’autre moitié au sujet de difficultés rencontrées par des étudiants de leurs unités

1,1 % de la clientèle étudiante de l’Université requiert les services de l’ombudsman dont 0,9% au 1er cycle et 1,4% aux cycles supérieurs

62 % de la clientèle du Bureau de l’ombudsman est de sexe féminin

53 % des demandes sont des consultations

43 % des demandes sont des plaintes recevables, dont 79 % sont fondées et 21 % non fondées

94 % des plaintes fondées ont connu des suites positives

plus de 75 % des demandes portent sur des questions académiques et financières

l’encadrement est, en termes quantitatifs, le premier objet de demande en matière académique pour les étudiants des 2e et 3e cycles

l’évaluation est, en termes quantitatifs, le premier objet de demande en matière académique pour les étudiants de 1er cycle

le rapport propose dix (10) recommandations formelles portant sur l’encadrement aux études supérieures, la révision de l’évaluation, les relations entre le Bureau de l’aide financière, les unités de gestion académique et la Section des droits de scolarité, et enfin sur la propriété intellectuelle et le personnel rémunéré sur fonds spéciaux

l’élaboration d’un nouveau règlement relatif à la fonction et au statut de l’ombudsman

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INTRODUCTION

" (…) l’expérience de l’injustice apparaît en réalité première et la justice vient après : l’injustice joue le rôle du révélateur, de l’expérience par laquelle la conscience d’une justice, ici bafouée, advient. L’injustice est le premier pas vers la justice : c’est pourquoi l’injustice véritable est celle qui ne vient jamais à la conscience. "

L’existence d’une fonction d’ombudsman est l’expression d’une volonté institutionnelle claire de tendre vers la justice par la mise en place d’un mécanisme qui permet de reconnaître les sources d’injustice pour que des correctifs puissent être apportés.

Il découle du rôle de l’ombudsman que son rapport annuel n’est pas la liste des grandeurs de l’institution mais plutôt l’examen de certaines de ses carences, et la suggestion de remèdes pour y pallier. Cette mise au point doit rester présente à l’esprit tout au long de la lecture du rapport.

La Résolution du Conseil de l’Université sur la fonction et le statut de l’ombudsman à l’Université de Montréal prévoit que l’ombudsman soumet en personne au Conseil de l’Université un rapport sur ses activités de l’année, ainsi que des recommandations s’il y a lieu, lequel rapport est par la suite publié et diffusé auprès des membres de la communauté universitaire. C’est l’occasion à la fois d’une reddition de compte et d’une intervention.

Le présent rapport annuel couvre la période du 1er juin 1998 au 31 mai 1999. La partie l présente l’ensemble des activités de l’ombudsman au cours de l’année et le fonctionnement du Bureau. Le bilan des demandes d’intervention fait l’objet de la partie ll ; elle comporte des données statistiques notamment sur le nombre, la provenance, l’objet et le traitement des demandes faites à l’ombudsman. Un certain nombre de cas y sont résumés pour illustrer le fonctionnement du mandat et différents contextes d’intervention. La partie lll présente les dossiers justifiant une attention particulière dont il découle six (6) recommandations.

Cette année représente la onzième année d’existence du Bureau et la première de la deuxième titulaire du poste. Le début du mandat a été occupé à la nécessaire transition entre deux titulaires d’une fonction par essence très personnalisée. Une année consacrée, bien sûr, en priorité, au traitement des demandes des membres de la communauté universitaire qui estimaient avoir été " lésés ou victimes d’injustice ou de discrimination par l’action ou l’omission d’un agent autorisé de l’Université ". Une année consacrée également à l’élaboration d’un nouveau projet de règlement concernant le mandat de l’ombudsman et au développement d’une philosophie d’intervention.

Le contexte se prête à jeter un regard neuf sur les difficultés que rencontrent les membres de la communauté universitaire dans leurs rapports avec l’administration.

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PARTIE l - ACTIVITÉS DU BUREAU DE L’OMBUDSMAN

Au cours de l’année 1998-1999, outre le traitement des demandes d’intervention faisant l’objet de la partie II, le Bureau de l’ombudsman a travaillé à l’élaboration d’un nouveau mandat, au développement d’une philosophie d’intervention, à des activités internes diversifiées, et à des activités externes de rayonnement et de développement professionnel.

1 - Ressources et fonctionnement du bureau

Le Bureau de l’ombudsman compte deux personnes à temps complet : une secrétaire de direction et l’ombudsman, et ce depuis l’implantation de la fonction en juin 1988.

Le Bureau est situé au 4e étage du Pavillon J.-A.-de-Sève qui loge également les Services aux étudiants ; il comporte un local pour la secrétaire et un autre pour l’ombudsman. Il n’y a malheureusement pas de salle où peuvent attendre les personnes qui désirent rencontrer l’ombudsman ou remplir un formulaire de demande d’assistance. L’endroit est par ailleurs discret, assez central par rapport à un campus plutôt étendu, et loin des lieux associés à l’administration de l’Université permettant ainsi une perception d’indépendance de la fonction.

La secrétaire reçoit les appels et les personnes qui se présentent. À moins que la demande ne requière l’attention immédiate de l’ombudsman, la secrétaire prend les informations concernant la personne et l’objet de sa demande. Par la suite si l’ombudsman est présente et disponible, elle reçoit la personne ou prend son appel. Si l’ombudsman n’est pas disponible, le dossier est placé en attente et la secrétaire indique le moment où l’ombudsman rappellera ou sera en mesure de rencontrer l’étudiant. S’il s’agit d’une chose qui puisse être facilement réglée (parce qu’il s’agit d’un problème simple ou qui s’est déjà présenté), le traitement est relativement rapide. Dans les autres cas, l’attente est plus longue.

Au cours de cette année, l’ombudsman a vu à la gestion du Bureau, à la préparation du budget, à l’achat et au renouvellement du matériel informatique, à la mise à jour de la banque de données, au remplacement de la secrétaire durant un congé prolongé et à la formation de sa remplaçante.

L’allocation des ressources du Bureau relève de choix institutionnels. Il incombe de faire connaître les conséquences d’un Bureau composé d’uniquement deux personnes. L’une de ces conséquences est le délai de traitement des demandes en période de pointe, de formation ou de production de rapports ; une autre en est de ne pouvoir, faute de temps d’une ressource professionnelle, faire bénéficier divers projets de la communauté universitaire de l’expertise développée dans le cadre des activités du Bureau de l’ombudsman.

2 - Élaboration d’un nouveau mandat

Au cours de la première année de son mandat, l’ombudsman a élaboré, de concert avec le Comité ad hoc du Conseil sur le statut de l’ombudsman, un nouveau projet de mandat. Le projet déposé au Conseil à la fin de mai dernier a été adopté en août 1999. On retrouve en annexe le nouveau règlement concernant l’ombudsman.

3 - Développement d’une philosophie d’intervention

L’intervention de l’ombudsman a comme cadre premier son mandat et la réglementation de l’Université de Montréal : charte, statuts, règlements et politiques. Elle veille à leur application dans les différents cas qui lui sont soumis, avec en arrière plan, bien sûr, le système juridique québécois et canadien.

Par ailleurs, si elle peut proposer dans le cadre d’une recommandation générale la modification d’une règle, elle ne peut certes l’imposer dans un cas particulier, la règle existante a effet tant qu’elle n’a pas été modifiée.

Il peut cependant arriver qu’elle suggère de passer outre pour des raisons humanitaires ou parce que l’application littérale de la règle contreviendrait à l’objectif fixé par sa mise en place. Les normes qui visent à gérer des milliers de situations ne peuvent se permettre de prendre en compte une ou deux situations exceptionnelles qui pourraient éventuellement se présenter. C’est pourquoi toute règle comporte, pour faire face à ces situations imprévues, l’octroi implicite d’une discrétion à la personne chargée de l’administrer, discrétion que l’ombudsman sollicite d’ailleurs à l’occasion.

Outre le cadre normatif et ses exceptions, il existe aussi un certain nombre de principes d’équité et de justice administrative qui sont tout aussi importants. S’il est très rare de voir un administrateur contrevenir à la règle écrite, même s’il lui arrive à l’occasion de tarder à s’y conformer, c’est davantage au niveau de l’interprétation de ces principes d’équité ou de justice que des différends surviennent. Parmi ces principes de justice et d’équité, on retrouve notamment les règles de justice naturelle, celles relatives à la gestion de l’information, à l’imputabilité des acteurs, etc.

Au niveau de ses rapports avec les usagers de son Bureau, l’ombudsman essaie au départ de préciser avec la personne qui s’adresse à elle l’objectif qu’elle recherche. Si une intervention est demandée, elle s’assure que la personne a tenté de résoudre le problème elle-même et qu’il n’y a pas de meilleur moyen pour arriver au résultat recherché. Elle s’assure que son rôle, l’étendue de ses pouvoirs et ses obligations sont compris. Ainsi, l’ombudsman n’a pas de compétence disciplinaire reconnue et n’a donc pas de pouvoir sur le fond d’une décision académique, elle peut par ailleurs s’intéresser aux circonstances de celle-ci (respect de la procédure prévue et des règles de justice naturelle, informations préalables adéquates, etc.).

Dans ses rapports avec l’administration, l’ombudsman informe l’administrateur en cause du problème qui lui a été soumis, s’assure qu’il a déjà été mis au courant de celui-ci, se renseigne sur les motifs qui ont amené la décision et présente les éléments qui ont fait en sorte que le demandeur se soit adressé à l’ombudsman et que celle-ci ait accepté d’intervenir. Elle explique également au besoin son rôle, ses pouvoirs et ses obligations.

4 - Activités internes et communication

Outre le travail quotidien de première ligne qui fait l’objet de la partie II, la rédaction de rapports et de recommandations, l’ombudsman participe également à différentes activités sur le campus qui lui permettent de faire connaître sa fonction ou encore de faire état de ses préoccupations par rapport à un projet de modification ou à une nouvelle politique ou réglementation.

Au cours de l’année 1998-1999, l’ombudsman a participé aux Journées d’accueil pour les nouveaux étudiants. Dans le cadre du Séminaire d’information pour les nouveaux cadres académiques de l’Université, organisé par la Direction des ressources humaines, elle a fait une présentation intitulée " Que fait l’ombudsman à l’Université de Montréal ? ". Elle a participé au Panel organisé par l’Association des étudiantes et des étudiants aux études supérieures à la Faculté des sciences de l’éducation, intitulé " Deux heures sur les règlements, ça enlève des soucis … ". Elle a rencontré le Comité d’évaluation des cours cliniques à la Faculté de médecine dentaire pour leur faire part des problèmes perçus à partir de différents cas. Elle a fait une présentation devant le Comité ad hoc sur l’inter culturalisme sur les cas de discrimination rapportés au Bureau de l’ombudsman, fondée sur la race, la couleur, l’origine ethnique ou nationale ou la religion. Elle a participé à de nombreuses réunions du Comité ad hoc du Conseil sur le statut de l’ombudsman et à une réunion du Comité de gestion des crises de l’Université.

5 - Activités externes et développement professionnel

L’ombudsman a l’obligation de se renseigner et de se tenir à jour non seulement en ce qui a trait à la réglementation interne de l’Université, mais également en regard de certaines réglementations du ministère de l’Éducation (aide financière, frais de scolarité pour les résidents non québécois, etc.), de l’état du droit dans le domaine de l’éducation universitaire et des droits et libertés de la personne, et de la pratique de l’ " ombudsmanship " en général.

L’ombudsman s’assure du renouvellement et de la mise à jour de ses compétences par sa participation aux activités de plusieurs associations :

Au cours de l’année 1998-1999, la nouvelle ombudsman a assisté aux " New Ombuds Workshops " de l’AOUCC et de l’UCOA. Elle a également assisté à l’atelier sur la médiation offert par l’UCOA et au Colloque sur le droit de l’éducation donné par le Barreau du Québec, ainsi qu’au premier Congrès des ombudsmans et responsables de plaintes du secteur public du Québec.

Au-delà des activités formelles de ces organisations, les rencontres favorisent le développement d’un réseau qui permet des échanges d’information et des discussions bénéfiques au travail de chacun à l’intérieur de son institution.

6 - Répartition du temps de l’ombudsman en 1998-1999

Durant cette première année de mandat, 65 % du temps de l’ombudsman a été consacré au traitement des demandes d’intervention, 15 % à la recherche et à la rédaction ayant trait au nouveau mandat, 10 % au " réseautage " et à la formation ; le reste du temps s’est partagé à peu près également entre la gestion du Bureau et les présentations à l’interne de l’institution.

graph1.gif (3516 octets) 65% entrevues téléphoniques 25 %
rencontres 20 %
recherche et rédaction 20 %
15% révision du mandat
10% "résautage" et formation
5% communications
5% gestion du Bureau

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PARTIE Il - ASPECTS QUANTITATIFS : STATISTIQUES

Pour rendre compte du principal volet du mandat, c’est-à-dire le traitement des demandes d’intervention, il est pertinent de présenter les résultats l998-1999 sous l’angle quantitatif. Une fois les éléments méthodologiques établis, le rapport présente le nombre, la provenance, l’objet et la nature des demandes. Des tableaux globaux font l’objet de l’annexe 3. Par ailleurs, des extraits sont présentés au cours de l’exposé.

1 - Éléments méthodologiques

De quelle façon les données sont-elles compilées ? Les statistiques présentées dans cette partie du rapport ont été compilées, au moyen d’un logiciel de base de données, à partir du dossier ouvert pour chaque demande reçue. Ce dossier comporte le formulaire " demande d’assistance " rempli soit par le demandeur, l’ombudsman ou la secrétaire du Bureau, les pièces fournies et les notes de l’ombudsman concernant son intervention. Le formulaire contient les renseignements relatifs à l’identité du demandeur et à l’objet de sa demande.

En principe, un dossier est ouvert pour toutes les demandes. Toutefois, il a pu arriver que durant des périodes très occupées (rentrée scolaire, émission des bulletins, etc.), des demandes d’informations simples n’aient pas été comptabilisées.

2 - Nombre de demandes

Au cours de l’année 1998-1999, 442 personnes se sont adressées à l’ombudsman, dont 6 représentant une association ou un groupe organisé.

Il arrive que plusieurs personnes se plaignent individuellement d’une même situation, que quelques personnes se regroupent pour dénoncer une situation, ou encore que dans une unité académique, l’administration, des étudiants et l’association étudiante consultent indépendamment concernant une même situation. Ce qui explique que le nombre de situations différentes au sujet desquelles l’ombudsman a été consultée ou est intervenue, est plutôt de 372, alors que le nombre de personnes qui se sont adressées à elle, est de 442. Toutefois, pour établir la juste mesure de la fréquentation du Bureau par la clientèle desservie, les statistiques sont présentées en fonction des personnes (N=442) qui ont sollicité l’aide de l’ombudsman.

Le graphique 2 donne la répartition des 442 demandes selon les mois de l’année. Outre l’été et les périodes d’examen, le Bureau connaît un achalandage important et constant.

ACHALANDAGE AU BUREAU DE L’OMBUDSMAN

graph2.gif (3260 octets)

On retrouve au graphique 3 le mode de communication avec le Bureau de l’ombudsman. On y remarque que si 60 % des dossiers se font uniquement par voie téléphonique, l’ombudsman rencontre par ailleurs plus de 25 % de sa clientèle. Notons également que 10 % des dossiers se terminent par un rapport écrit.

MODES DE COMMUNICATION

graph3.gif (4016 octets)

3 - Provenance des demandes

Après avoir dressé un aperçu général de la provenance des demandes, il sera question de deux sources de demandes spécifiques, les étudiants et les membres du personnel de l’Université.

3 . 1 Aperçu général

En vertu de son mandat, le Bureau de l’ombudsman peut recevoir des demandes de l’ensemble des membres de la communauté universitaire, des personnes qui ont présenté une demande d’admission à un programme d’une faculté ou école de l’Université, et des usagers des services de l’Université.

Des 442 demandes acheminées au Bureau au cours de la dernière année, 363 provenaient d’étudiants, 5 d’associations étudiantes, 45 des personnels enseignant, administratif ou de soutien, 16 de candidats à l’admission, 7 d’usagers de service, et 6 de personnes ou de groupes n’entrant pas dans ces catégories. On peut observer ci-dessous que les étudiants et les candidats à l’admission représentent plus de 85 % de la clientèle du Bureau.

Provenance des demandes selon la clientèle

 

N

%

Étudiants

348

78,7

Ex-étudiants

15

3,4

Sous-total étudiants

363

82,1

Candidats à l’admission

16

3,6

Associations étudiantes

5

1,1

Personnel (enseignant, administratif ou de soutien)

45

10,2

Usagers de service

7

1,6

Autres

6

1,4

Total

442

100,0

Source: Tableau 1 de l’Annexe 3.

La clientèle du Bureau se compose de 276 femmes, 160 hommes et 6 groupes. Elle est donc composée de plus de 80 % d’étudiants et de 62% de femmes.

Clientèle selon le sexe
  N %
Femmes 276 62,4
Hommes 160 36,2
Groupes 6 1,4
Total 442 100,0
Source: Tableau 2 de l’Annexe 3.

3 . 2 La clientèle étudiante

Parmi les 363 étudiants qui se sont adressés à l’ombudsman : 246 étaient au premier cycle et 117 aux cycles supérieurs, 348 étaient inscrits au moment où ils ont fait leur demande et 15 sont d’anciens étudiants (5 au premier cycle et 10 aux cycles supérieurs).

Pour des fins de comparaison avec la clientèle étudiante de l’Université, par cycle et par faculté, c’est le nombre des inscrits, soit 348, qui a été utilisé. Par ailleurs, dans les statistiques relatives à l’objet et au traitement des demandes, il n’y a aucune raison de distinguer les anciens des inscrits et ils ont alors été traités ensemble.

Pour sa part, à l’automne 1998, l’Université de Montréal comptait 33 081 étudiants inscrits dont 25 527 (77%) au premier cycle et 7 554 (23%) aux grades supérieurs. La proportion des demandes au Bureau de l’ombudsman provenant des étudiants inscrits représente 1,1 % (soit 348 sur 33 081) de l’ensemble de la clientèle de l’Université de Montréal.

Des 348 demandes de la clientèle étudiante déposées au Bureau de l’ombudsman au cours de l’année, 241 provenaient d’étudiants de premier cycle, 107 d’étudiants des grades supérieurs, soit 69 % au premier cycle et 31 % aux grades supérieurs. La proportion des demandes provenant des étudiants de premier cycle par rapport à l’ensemble des étudiants inscrits au premier cycle est de 0,9% (soit 241 sur 25 527) alors que la proportion des demandes provenant des étudiants des cycles supérieurs par rapport à l’ensemble des étudiants inscrits aux cycles supérieurs est de 1,4 % (soit 107 sur 7 554).

Comparaison de la clientèle étudiante du Bureau vs étudiants inscrits de l’UdeM

 

Bureau de l’ombudsman

Université de Montréal

% Bureau sur UdeM

N

%

N

%

 

Premier cycle

241

69,3

25 527

77,2

0,9

Grades supérieurs

107

30,7

7 554

22,8

1,4

Total

348

100,0

33 081

100,0

1,1

Source: Tableau 3 de l’Annexe 3.

Toute proportion gardée, les étudiants des cycles supérieurs fréquentent davantage le Bureau de l’ombudsman que leurs collègues de premier cycle. Il n’y a aucune donnée colligée pour expliquer cet état de faits, on ne peut qu’émettre des hypothèses. Ils rencontrent peut-être davantage de difficultés. Les enjeux sont sans doute plus importants. Fréquentant l’Université depuis plusieurs années, ils connaissent certainement mieux les recours qui s’offrent à eux. Même si aucune étude n’a été faite, il est certes important d’apporter une attention particulière aux difficultés rencontrées par ces étudiants pour en comprendre les causes et tenter d’apporter des correctifs. À cette fin, un effort a été fait, dans ce rapport, pour distinguer cette clientèle au niveau des statistiques et par la suite au niveau des recommandations.

À première vue, le faible pourcentage de personnes qui se sont adressées au Bureau de l’ombudsman peut réduire l’importance à accorder au Rapport annuel. Toutefois, il faut considérer qu’une faible proportion de gens en difficultés vont effectivement se plaindre : c’est la pointe de l’iceberg. De plus, l’examen minutieux de ces situations peut nous faire cibler les efforts d’amélio-ration qui bénéficieront à l’ensemble.

Il est intéressant de noter qu’au cours de l’année, le Bureau de l’ombudsman a reçu des demandes provenant d’étudiants inscrits dans chacune des facultés de l’Université et ce, généralement, en proportion de la représentativité de chacune dans l’ensemble de la clientèle étudiante de l’Université. Le tableau 3 présenté à l’annexe 3 examine la provenance des étudiants inscrits qui ont sollicité l’aide du Bureau de l’ombudsman par rapport à la répartition de l’ensemble des étudiants inscrits dans les diverses facultés de l’Université.

Toutefois, il faut se rappeler que la provenance d’une demande ne dit rien de l’objet de celle-ci, ni de la personne ou de l’unité visée par celle-ci. Ainsi l’étudiant de la Faculté de musique qui conteste, par exemple, le fait d’avoir été facturé comme étudiant non résident du Québec, ne se plaint pas de la Faculté de musique, il se plaint d’une réglementation du ministère de l’Éducation, administré au sein de l’institution par le Registrariat.

Ces chiffres ne révèlent pas non plus la nature de la demande, plainte ou consultation. Ils indiquent plutôt que le Bureau de l’ombudsman dessert toute la communauté universitaire et jouit ainsi d’une vue d’ensemble de la réalité universitaire.

Un autre aspect de la comparaison de la clientèle étudiante du Bureau avec celle de l’Université de Montréal porte sur le sexe de la clientèle. On peut observer ci-dessous que les étudiants de chaque sexe fréquentent le Bureau de l’ombudsman dans une proportion semblable à leur représentation dans l’institution. La même proportion se retrouve selon le cycle d’études (cf tableau 4, annexe 3).

Comparaison de la clientèle étudiante selon le sexe

 

Bureau de l’ombudsman

Université de Montréal

% Bureau sur UdeM

N

%

N

%

 

Femmes

225

64,7

21 896

66,2

1,0

Hommes

123

35,3

11 185

33,8

1,1

Total

348

100,0

33 081

100,0

1,1

Source: Tableau 4 de l’Annexe 3.

3 . 3 Les demandes des membres du personnel

Parmi les 45 membres des personnels qui se sont adressés à l’ombudsman : un peu plus de la moitié d’entre eux (24) l’ont fait pour des problèmes personnels, les autres, des cadres académiques pour la plupart, consultent au sujet de difficultés rencontrées par des étudiants de leurs unités. Cela représente moins de 5 % des demandes.

Le peu de demandes en provenance des personnels de l’Université au sujet de leurs problèmes s’explique par le fait que le Bureau de l’ombudsman doit refuser de se saisir d’une plainte si le requérant dispose d’une procédure d’appel, de grief ou de révision en vertu d’une convention collective ou d’un protocole de travail ou si la plainte porte sur l’application de tels conventions ou protocoles. Ces dispositions du mandat de l’ombudsman se retrouvent également dans les mandats des autres ombudsmans universitaires du Québec.

Parmi les 21 membres du personnel qui se sont adressés à l’ombudsman au sujet de leurs propres problèmes : 6 sont professeurs, 4 chargés de cours, 3 employés sur fonds courants et 11 employés sur fonds spéciaux.

En 1998-1999, l’Université comptait 1456 professeurs et chercheurs, 1157 chargés de cours ,  2105 employés réguliers, 262 surnuméraires et 536 employés rémunérés sur les fonds spéciaux .

On peut voir que la proportion des demandes provenant des employés sur fonds spéciaux est plus grande que celle provenant des autres catégories de personnel. Cette situation s’explique par le fait que ces employés n’ont pas d’autres recours que celui de s’adresser à l’ombudsman. La proportion de ces employés qui fréquentent le Bureau de l’ombudsman est de 2 %, du même ordre que celle qu’on retrouve pour la clientèle étudiante.

4 - Objets des demandes

4 . 1 Aperçu général de l’objet des demandes

Chaque demande a été classée en fonction de son objet principal dans une catégorie. Ce choix est parfois difficile puisqu’une situation donnée présente plusieurs angles sous lesquels elle peut être appréhendée. Par exemple, les relations interpersonnelles constituent presque toujours une dimension de la situation ; dans la mesure où il s’agit d’une question académique, la demande est toutefois classée en fonction de son aspect académique.

Les catégories ont été établies en fonction de plusieurs critères, notamment le nombre de demandes reçues sur une question, l’importance institutionnelle de la question indépendamment du nombre de demandes reçues, les différentes étapes du cheminement étudiant. Un effort a été fait pour tenter de distinguer le type de client de l’objet de sa demande : ainsi par exemple, les étudiants des cycles supérieurs ne se retrouvent pas nécessairement sous la même catégorie d’objet.

Les objets des requêtes sont répartis en dix catégories principales. Les chiffres ci-dessous présentent en ordre décroissant d’importance les demandes selon leurs objets.

On remarque que les deux premières catégories, les questions académiques et financières, regroupent plus de 75% des demandes (338 sur 442).

Objet des demandes

 

N

%

1

Les questions académiques (sauf les questions financières)

208

47,1

2

Les questions financières

130

29,4

3

Les relations de travail

23

5,2

4

Les relations interpersonnelles

17

3,8

5

Les relations avec les services

16

3,6

6

L’application des règlements disciplinaires (plagiat et comportement)

11

2,5

7

Les droits et libertés de la personne

11

2,5

8

Probité intellectuelle et propriété intellectuelle

10

2,3

9

Problèmes divers

10

2,3

10

L’accueil

6

1,4

 

Total

442

100,0

Source: Tableau 5 de l’Annexe 3.

4 . 2 Les objets des demandes selon la clientèle

Il est à noter, toutefois, que les préoccupations varient selon les types de clientèle. Le premier tableau présente l’objet des demandes selon les types de clientèle, alors que les deux tableaux qui lui succèdent poursuivent cette analyse en regardant les deux objets les plus importants en valeur numérique, les questions académiques et financières.

Objet des demandes selon la clientèle

 

1er cycle

Grades supér.

Autres

Total

Total

 

 

N

%

Les questions acad. (sauf les quest. fin.)

137

42

29

208

47,1

Les questions financières

82

46

2

130

29,4

Les relations de travail

2

11

10

23

5,2

Les relations interpersonnelles

2

3

12

17

3,8

Les relations avec les services

4

6

6

16

3,6

L’applic. des règl. disc. (plagiat et comp.)

5

1

5

11

2,5

Les droits et libertés de la personne

6

1

4

11

2,5

Probité intellectuelle et propriété intellect.

-

6

4

10

2,3

Problèmes divers

4

1

5

10

2,3

L’accueil

4

-

2

6

1,4

Total

246

117

79

442

100,0

Source: Tableau 5 de l’Annexe 3.

On remarque que les questions académiques et financières sont au cœur des préoccupations étudiantes, alors que pour les employés, ce sont des questions de relations de travail et de relations interpersonnelles qui les amènent au bureau de l’ombudsman.

Questions académiques selon la clientèle

 

1er cycle

Grades supér.

Autres

Total

Total

 

N

%

Évaluation

75

5

8

88

42,3

Admission

15

3

16

34

16,3

Encadrement

1

22

-

23

11,1

Suspension, durée, diplomation

10

4

-

14

6,7

Probation, exclusion

12

-

-

12

5,8

Divers

7

2

1

10

4,8

Équivalence et transfert de cours

6

2

1

9

4,3

Modification de programme

6

-

1

7

3,4

Stage

5

-

1

6

2,9

Choix de cours

-

4

1

5

2,4

Total

137

42

29

208

100,0

Source: Tableau 5 de l’Annexe 3.

Sur le plan académique, les étudiants du premier cycle sollicitent surtout l’aide de l’ombudsman pour des questions d’évaluation alors que les étudiants des études supérieures se préoccupent d’abord des questions d’encadrement.

Les questions d’évaluation portent notamment sur les délais de révision, le refus de procéder à la mise sur pied d’un comité de révision exceptionnelle, les conditions pour obtenir un examen différé et l’évaluation des stages.

Par ailleurs, les questions financières sont importantes pour tous les étudiants. Elles représentent 29,4 % des demandes au Bureau de l’ombudsman, près de la moitié d’entre elles ont trait aux modalités de retrait de l’assurance médicale et dentaire de la FAECUM. Outre ces questions, ce sont celles relatives aux abandons sans frais et aux prêts et bourses qui sont les plus importantes.

Questions financières selon la clientèle

 

1er cycle

Grades supér.

Autres

Total

Total

 

N

%

Assurance médicale et dentaire FAECUM

34

21

-

55

42,3

Abandon sans frais et annulation

12

5

-

17

13,1

Divers

5

5

2

12

9,2

Prêts et bourses

10

1

-

11

8,5

Frais de scolarité

5

5

-

10

7,7

Frais d’intérêts et pénalité

5

3

-

8

6,2

Frais d’association

7

1

-

8

6,2

Frais de scolarité pour les Canadiens résid. hors Québec

4

2

-

6

4,6

Frais de rédaction

-

3

-

3

2,3

Total

82

46

2

130

100,0

Source: Tableau 5 de l’Annexe 3.

5 - Traitement des demandes

Une fois l’objet de la demande établie, il faut considérer la nature du traitement et le caractère de recevabilité de la demande.

5 . 1 Aperçu général

L’ombudsman aborde les demandes reçues sous l’angle de la consultation ou comme plainte. Une plainte peut être recevable ou non ; la plainte recevable est fondée ou non. Toutes les demandes reçues se retrouvent donc dans une des quatre catégories suivantes : consultations, plaintes recevables fondées, plaintes recevables non fondées et plaintes non recevables.

Si la division des dossiers par nature est utile pour présenter les divers modes de traitement des demandes, le choix relatif de la nature de l’intervention doit être gardé en mémoire quand on examine les statistiques de chacune.

Le Bureau de l’ombudsman a reçu cette année 235 consultations, 192 plaintes recevables dont 151 étaient fondées et 41 non fondées, et 15 plaintes non recevables.

Traitement des demandes

 

N

%

Consultations

235

53,2

Plaintes recevables

   

fondées

151

34,1

non fondées

41

9,3

sous-total

192

43,4

Plaintes non recevables

15

3,4

Total

442

100,0

Source: Tableau 6 de l’Annexe 3.

On remarque que plus de la moitié des demandes sont des consultations et un peu moins de la moitié, des plaintes recevables.

5 . 2 Consultations

Les demandes de nature consultative peuvent provenir de circonstances différentes. Dans bien des cas, la personne qui s’adresse à l’ombudsman ne désire qu’une information : " Existe-t-il une entente-cadre en matière de propriété intellectuelle dans mon unité ? ". Dans d’autres, la personne désire simplement exposer sa situation, discuter avec l’ombudsman de la légitimité de sa demande, des différentes options qui s’offrent face à celle-ci, et de l’opportunité d’entreprendre des démarches pour tenter de régler la situation.

Il est fréquent que la personne qui s’adresse à l’ombudsman pour lui faire part des difficultés qu’elle rencontre, ne connaisse pas le ou les recours dont elle dispose ainsi que l’unité responsable et l’autorité hiérarchique à laquelle elle doit s’adresser. Dans ces cas, l’ombudsman lui fournit l’information. Cela correspond au fait que le Bureau de l’ombudsman constitue une instance de dernier recours. Son rôle n’étant pas de se substituer à l’administration ; elle laisse la chance aux mécanismes existants de solutionner le problème et n’intervient que lorsqu’il n’a pas été résolu.

Des cadres académiques communiquent à l’occasion avec l’ombudsman pour consulter au sujet des difficultés rencontrées par leurs étudiants.

Dans tous ces cas, il s’agit de consultations. Cette année, 235 des 442 demandes adressées à l’ombudsman, soit 53,2 % de celles-ci, sont des consultations. Il arrive fréquemment qu’une consultation prévienne le dépôt d’une plainte non recevable ou non fondée ou encore, qu’à la suite de celle-ci, une personne décide de poursuivre elle-même un certain nombre de démarches, quitte à revenir si cela ne répond pas à ses attentes. Cela explique, en bonne partie, le nombre important de ce type de dossiers par rapport aux autres.

5 . 3 Plaintes recevables fondées

Il s’agit des cas où après avoir entendu le plaignant et l’administration, l’ombudsman vérifie le contenu de la réglementation pertinente et peut considérer qu’il y a eu erreur ou injustice commise à l’égard du plaignant.

Par exemple, un étudiant de maîtrise en rédaction de mémoire a abandonné ses études à la session d’hiver 1996, sans signifier formellement son abandon. On lui réclame le paiement des sessions d’hiver 1996, de printemps 1996, d’automne 1996 et d’hiver 1997. L’étudiant a payé mais demande à être remboursé. L’étudiant ignorait qu’il avait été réinscrit automatiquement pour une année. Or, le règlement relatif aux frais de scolarité qui prévaut sur tout règlement qui lui est incompatible, prévoit qu’un étudiant ne peut être inscrit au trimestre d’automne à moins qu’il n’ait acquitté les frais de scolarité exigibles de tout trimestre antérieur. L’étudiant n’aurait pas dû être réinscrit pour les sessions d’automne 1996 et d’hiver 1997. La plainte a été jugée fondée relativement aux deux dernières sessions et la section des frais de scolarité a accepté d’annuler la facture pour ces deux sessions.

Cette année, 151 des plaintes reçues ont été jugées fondées, soit 34,1% (151 sur 442) des demandes et 78,6% (151 sur 192) des plaintes recevables.

La proportion des plaintes recevables fondées sur l’ensemble des plaintes recevables apparaît ci-dessous.

Proportion des plaintes fondées sur les plaintes recevables

 

N

%

Plaintes recevables fondées

151

78,6

Plaintes recevables non fondées

41

21,4

Total

192

100,0

Source: Tableau 6 de l’Annexe 3.

Les dossiers réglés en cours d’enquête conformément à la demande initiale et les ententes en cours ou à la suite d’enquête sont classés parmi les plaintes fondées.

5 . 4 Plaintes recevables non fondées

Il s’agit des cas où après avoir entendu le plaignant et l’administration, l’ombudsman vérifie le contenu de la réglementation pertinente et estime qu’il n’y a pas eu d’erreur ou d’injustice commise à l’égard du plaignant.

Un exemple. Un étudiant hors campus après avoir abandonné un cours de la session d’automne à la fin octobre, demande d’être relevé du paiement des frais de scolarité pour le cours abandonné au motif que l’information relative à la date d’annulation sans frais des cours n’a pas été distribuée dans la documentation pour ce hors campus. La date d’abandon sans frais, tel que prévu au Règlement relatif aux frais de scolarité et de gestion, est inscrite au verso de la facture envoyée à l’étudiant. De plus, outre le plaignant, 11 étudiants du hors campus avaient décidé d’abandonner le cours et tous l’avaient fait à l’intérieur du délai prescrit (le 30 septembre au plus tard). Il était difficile de penser que l’information avait été inadéquate. Ces circonstances ont été expliquées à l’étudiant et la plainte a été jugée non fondée.

Cette année, 41 des 192 plaintes recevables ont été jugées non fondées, soit 21,3% des plaintes recevables.

Par ailleurs, il arrive fréquemment qu’une consultation prévienne le dépôt d’une plainte qui s’avérerait non fondée ou non recevable ; c’est probablement ce qui explique le petit nombre de plaintes dans ces deux catégories.

5 . 5 Les plaintes non recevables

Le recours à l’ombudsman représente une dernière tentative de régler un conflit à l’interne. Si la personne qui porte plainte au Bureau de l’ombudsman a déjà introduit sa demande devant une instance externe, cour de justice, tribunal administratif ou autre, l’ombudsman ne peut plus intervenir. Il s’agit d’une demande non recevable.

Si la plainte porte sur un règlement du ministère de l’Éducation comme par exemple celui qui impose des frais de scolarité plus élevés aux Canadiens qui ne résident pas au Québec, ou encore sur une décision d’une association étudiante, comme par exemple les décisions relatives à l’assurance médicale et dentaire, elle est également non recevable. Il peut arriver qu’une consultation prévienne la dépôt d’une plainte qui s’avérerait non recevable. Cette année, 15 des plaintes déposées ont été jugées non recevables (3,4 % des demandes).

6 - Interrelations entre le traitement des demandes, leur objet et la clientèle

Il est intéressant après avoir examiné les trois variables que sont la clientèle, l’objet de la demande et la nature du traitement, d’analyser comment elles se comportent les unes par rapport aux autres.

Ainsi, le pourcentage de consultations et de plaintes recevables fondées est de 53 % et 34 % respectivement. On retrouve cette proportion pour presque tous les objets sauf pour les relations interpersonnelles, la propriété intellectuelle et les règlements disciplinaires où la proportion des consultations est de plus de 80 % de l’ensemble des dossiers sur ces trois objets.

Objet selon le traitement des demandes

 

Consultations

Recevables fondées

Recevables non fondées

Non recevables

Total

Total

         

N

%

Les questions acad. (sauf les quest. fin.)

100

85

21

2

208

47,1

Les questions financières

65

47

14

4

130

29,4

Les relations de travail

8

11

2

2

23

5,2

Les relations interpersonnelles

16

1

-

-

17

3,8

Les relations avec les services

11

1

3

1

16

3,6

L’applic. des règl. disc. (plagiat et comp.)

9

1

-

1

11

2,5

Les droits et libertés de la personne

8

2

-

1

11

2,5

Probité intellectuelle et propriété intellect.

8

1

-

1

10

2,3

Problèmes divers

6

-

1

3

10

2,3

L’accueil

4

2

-

-

6

1,4

Total

235

151

41

15

442

100,0

Source: Tableau 7 de l’Annexe 3.

Regardons maintenant si le pourcentage de plaintes recevables fondées (34%) et de consultations (53%) se retrouvent chez les divers types de clientèles. On remarque que le nombre de plaintes fondées est plus élevé pour la clientèle étudiante (40%) que pour les autres types de clientèle (9%). Cette différence s’explique notamment par le fait que plus de la moitié des membres du personnel consultent au sujet de leurs étudiants. Chez la clientèle étudiante, en ce qui a trait aux plaintes fondées, le pourcentage est un peu plus élevé pour la clientèle de premier cycle (42%) que pour la clientèle des cycles supérieurs (34%).

Traitement des demandes selon la clientèle

 

1er cycle

Grades supérieurs

 

Total

Total

       

N

%

Consultations

110

65

60

235

53,2

Plaintes recevables

         

fondées

102

42

7

151

34,1

non fondées

27

6

8

41

9,3

sous-total

129

48

15

192

43,4

Plaintes non recevables

7

4

4

15

3,4

Total

246

117

79

442

100,0

Source: Tableau 8 de l’Annexe 3.

7 - Les suites données aux plaintes recevables fondées

Lorsque l’ombudsman estime qu’il s’agit d’une plainte fondée, deux types de suites peuvent en découler. La suite est individuelle si elle ne touche que le demandeur, et collective lorsqu’elle s’applique non seulement au demandeur mais également à toutes les personnes qui sont dans la même situation que lui.

7 . 1 Les suites individuelles

Que fait l’administration universitaire quand l’ombudsman estime que cette dernière a fait une erreur ou commis une injustice vis-à-vis une personne ? L’enquête de l’ombudsman se fait toujours avec la collaboration de l’administration. Très souvent même, la découverte de l’erreur est faite conjointement par la personne responsable et l’ombudsman, lors d’un nouvel examen des faits du dossier et de la réglementation. Dans un tel cas, la définition et la mise en place de mesures correctives ne posent généralement pas de problème.

Pour les 151 plaintes fondées reçues au cours de la dernière année, 94 % d’entre elles ont, soit fait l’objet d’une recommandation qui a été mise en œuvre, soit été réglée par une entente informelle, un échange de lettres ou encore une transaction formelle, deux (2) des recommandations n’ont pas été suivies et sept (7) dossiers sont toujours en voie de règlement.

7 . 2 Les suites collectives

Dans certains dossiers de plaintes fondées, la mise en place des mesures correctives a touché l’ensemble des étudiants d’une classe, d’un programme ou encore l’ensemble des étudiants inscrits à une session donnée, alors que seulement quelques-unes des personnes de ces groupes avaient porté plainte. Cette année, il y a eu des suites collectives dans 65 dossiers.

Il est important de souligner qu’il n’y a pas que les plaintes fondées qui donnent lieu à des changements. Une imprécision ou une contradiction réglementaire peut être découverte aussi bien lors d’une consultation que lors d’une enquête dans le contexte d’une plainte qui s’avère non fondée. En fait, une proposition de changement est généralement le fruit de réflexions qui se sont poursuivies à travers un certain nombre de dossiers portant sur un même objet.

Dans d’autres cas, un changement survient à la suite d’un nombre important de dossiers qui se sont présentés et au cours desquels un dialogue s’est engagé entre les divers intéressés sur les façons d’améliorer le processus, améliorations qui ont par la suite été mises en place sans avoir fait l’objet de propositions formelles.

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Partie III  - ASPECTS QUALITATIFS ET RECOMMANDATIONS

Tentons de dégager des données quantitatives relatives aux activités du Bureau de l’ombudsman pour l’année 1998-1999, une description qualitative de certains aspects de la situation de l’Université de Montréal en matière de justice et d’équité.

Cette troisième partie du rapport annuel présente les dossiers qui ont attiré l’attention de l’ombudsman de façon particulière soit par leur nombre, soit par leur problématique. Ceux pour lesquels des actions ont déjà été prises sont brièvement résumés. D’autres, pour lesquels la préparation du rapport a été l’occasion d’une synthèse, font l’objet d’un exposé plus important, suivi de recommandations. L’ordre de présentation des thèmes suit celui de l’importance, en termes quantitatifs, de l’objet des demandes : questions académiques, questions financières, relations de travail, relations interpersonnelles, etc.

1 - Les questions académiques

Il est tout à fait naturel que les questions académiques se trouvent au premier rang des préoccupations de l’Université et de ses étudiants. Du point de vue de l’ombudsman, deux de ces questions méritent réflexion et demandent que soient mises en œuvre des actions structurées afin d’améliorer la situation. Il s’agit de l’encadrement aux études supérieures et de la révision de l’évaluation. En ce qui concerne la troisième question dont nous avons cru bon de faire mention ici, soit le processus d’admission à la Faculté de médecine, des actions ont déjà été prises pour régler la situation problématique.

1 . 1 L’encadrement aux études supérieures

L’encadrement aux études supérieures constitue, outre les questions financières, la principale préoccupation des étudiants des cycles supérieurs. L’ombudsman a consacré à ce type de dossiers un pourcentage important de son temps, car les problèmes s’y rattachant sont complexes, et les enjeux considérables pour l’étudiant, le professeur et l’unité.

Les principaux problèmes soulevés tiennent à la fréquence des contacts entre l’étudiant et son superviseur, au lien d’interdépendance de l’étudiant envers son directeur de thèse ou de mémoire, à des difficultés de communication et à des questions de propriété intellectuelle. Le tout se complexifie quand il y a divergence entre les parties en ce qui a trait à la volonté de mettre fin à cette relation professeur-étudiant.

En fait, quand un étudiant connaît une difficulté avec son superviseur, il consulte l’ombudsman sans désirer que ce dernier intervienne, à tout le moins au départ. Il veut simplement se renseigner, discuter des difficultés rencontrées et des différentes options qui s’offrent à lui pour tenter de les résoudre. Tous préfèrent agir seuls. Certains reviennent plus tard après avoir constaté leur incapacité à régler leurs difficultés. Quand l’ombudsman intervient, c’est généralement que la relation professeur-étudiant est compromise ou que l’étudiant a rencontré un échec, soit à l’examen de synthèse, soit au moment du dépôt de la thèse. À ce moment, les solutions, lorsqu’elles existent, sont coûteuses : s’il est possible de changer de directeur, d’unité ou même d’université, cela entraîne, d’habitude, la reprise de cours et d’examens, ou à tout le moins la prolongation des études et des coûts supplémentaires.

Il est certes impossible d’éviter toute difficulté. On peut par ailleurs essayer de diminuer le nombre de cas, déceler plus rapidement les situations problématiques, s’assurer au départ de la compatibilité du duo et d’une compréhension commune du rythme et des modalités d’encadrement. Les mieux placés pour faire de la prévention, ce sont d’abord les acteurs eux-mêmes ; il importe donc de donner aux étudiants, aux professeurs et aux unités, des outils qui leur permettent de faire de la prévention.

L’un de ces outils est une politique des études aux cycles supérieurs incluant des dispositions relatives à l’encadrement. Des modèles existent actuellement dans d’autres institutions universitaires.

Un telle politique constituerait pour notre institution un outil utile de prévention. Cette question était à l’ordre du jour de la dernière assemblée annuelle de la Faculté des études supérieures ; l’ombudsman encourage la Faculté des études supérieures à pousser plus avant ce projet et recommande :

QUE l’Université se dote, à brève échéance, d’une politique d’encadrement aux études supérieures.

1 . 2 La révision de l’évaluation

La révision de l’évaluation est une pratique qui a suscité bon nombre de demandes à cause des délais et de la procédure de révision exceptionnelle.

1 . 2 . 1 Les délais de révision de l’évaluation

Le règlement pédagogique cadre prévoit que l’étudiant a quinze jours ouvrables suivant l’affichage ou l’expédition des résultats de l’évaluation pour faire une demande de révision de l’évaluation, et quinze jours suivant la transmission de la décision relative à l’évaluation pour soumettre une demande de révision exceptionnelle. Cette réglementation ne prévoit toutefois aucune échéance de réponse à cette demande de la part du professeur ou de la direction de l’unité, outre que les fiches interprétatives du règlement cadre qui prévoient que " les autorités compétentes sont priées de respecter les délais qu’imposent la progression normale des études. "

Pourtant, le temps de réponse influence de façon proportionnelle l’ampleur négative de l’impact, puisque la décision sur une révision a souvent des conséquences importantes pour l’étudiant en ce qui a trait au choix de cours subséquent, à la poursuite des études ou à l’octroi du diplôme.

Il apparaît donc raisonnable de prévoir aussi un délai pour l’institution en cette matière.

L’ombudsman recommande :

QUE l’Université modifie la procédure de révision et de révision exceptionnelle prévue au règlement pédagogique cadre, de manière à prévoir des délais formels pour l’institution en cette matière.

1 . 2 . 2 La révision exceptionnelle

Plusieurs étudiants ont demandé l’assistance de l’ombudsman à la suite du refus de la direction de leur unité à leur demande de procéder à la mise en place d’un comité de révision exceptionnelle. Des étudiants ont abandonné leurs études à cause de ce refus, alors qu’ils étaient tout près d’obtenir leur diplôme.

Pour les unités, la mise en place d’un comité de révision exceptionnelle est lourde : nomination de trois personnes, dégagement d’une plage horaire pour ces trois personnes en vue de rencontrer les intéressés, consultation d’experts au besoin, rapport écrit, etc. De plus, en ce qui concerne les examens de la session d’hiver, la demande de révision exceptionnelle survient au moment des vacances d’été.

S’ajoute à cela, le fait que l’acceptation d’une demande de révision exceptionnelle est souvent perçue par la direction de l’unité comme comportant un blâme implicite à l’intention de l’enseignant.

Cette lourdeur du mécanisme et son contexte de réalisation semblent nuire à la reconnaissance du droit à une révision.

Toutefois, dans deux cas, la direction de l’unité a accepté une modification du barème du professeur tout en refusant de procéder à la révision exceptionnelle, parce qu’elle estimait la position de l’enseignant justifié quant au fond. Bien sûr, l’ombudsman ne peut porter de jugement quant au fond, mais peut s’interroger sur le processus.

Les règles de justice naturelle nous disent qu’il faut non seulement que justice ait été rendue mais encore qu’il y ait apparence que justice ait été rendue. Tant la réglementation que la pratique en matière de révision exceptionnelle doivent refléter ce principe.

Du point de vue de l’étudiant, le refus de l’unité de donner suite à sa demande de révision exceptionnelle, alors qu’il allègue l’existence d’un conflit important avec son professeur ou encore des circonstances extérieures préjudiciables, est vécu comme une injustice du système contre laquelle il ne peut rien.

Dans les institutions universitaires, il prévaut deux types de position en ce qui a trait à la révision de l’évaluation, après une première révision par l’enseignant. La première prévoit le recours à un tiers impartial davantage comme un droit de l’étudiant. La deuxième laisse une grande discrétion à la direction de l’unité dans l’octroi de la révision par un tiers ou un comité impartial.

Il semble que l’article 7.9 du règlement pédagogique cadre existe sous sa forme actuelle depuis plus de 20 ans. S’il a déjà permis d’assurer un équilibre entre d’une part la présomption que la correction a été bien faite par l’enseignant et d’autre part le droit d’un étudiant à une évaluation juste, cet équilibre semble devenu précaire.

L’ombudsman recommande :

QUE l’Université revoie la formulation de l’article 7.9 du règlement pédagogique cadre en ce qui a trait à la révision exceptionnelle, de manière à refléter et à assurer un plus juste équilibre entre la présomption que la correction a été bien faite par l’enseignant et le droit de l’étudiant à une évaluation juste.

1 . 3 Le processus d’admission à la Faculté de médecine

À la suite de plaintes de candidats refusés à l’admission au programme de M.D. à la Faculté de médecine, l’ombudsman a présenté en novembre 1998, à la demande du vice-doyen aux études de la Faculté, des recommandations qui touchaient le processus d’entrevue, le règlement de la Faculté sur l’admission et la Politique générale d’admission de l’Université. La réglementation a été modifiée au cours de l’hiver 1999, et des changements au processus d’entrevue ont été mis en œuvre pour la sélection des candidats de l’automne 1999.

2 - Les questions financières

Les questions financières surtout lorsqu’il s’agit des étudiants ne peuvent être négligées. Elles ont un impact direct sur les inscriptions et la rétention des étudiants. Trois éléments touchent ces questions et ont suscité le travail du Bureau de l’ombudsman : les relations entre services en ce qui a trait à l’aide financière, les modalités de retrait de l’assurance médicale et dentaire de la FAECUM et l’implantation de la hausse des frais de gestion à la session de printemps 1999. Seul le premier élément fait l’objet de recommandations puisque les deux autres points sont déjà résolus.

2 . 1 Inscriptions, aide financière et relations entre services

À l’Université de Montréal, parmi les étudiants québécois à temps complet, plus d’un étudiant sur deux est bénéficiaire de l’aide financière. Pour offrir un meilleur service à la clientèle, le personnel responsable des unités de gestion académique doit connaître cette réalité et les aspects de sa gestion qui influencent le moment où l’étudiant peut toucher son aide financière et son admissibilité au régime.

Un étudiant admissible au régime d’aide financière du ministère de l’Éducation doit, pour se voir remettre son aide financière (chèque ou certificat de prêt) aux sessions d’automne et d’hiver, être inscrit à temps complet. La preuve de cette inscription est générée par le système de gestion informatique des dossiers académiques après que l’unité dont relève l’étudiant y ait entré l’information relative à son inscription. Tant que l’unité n’a pas entré l’inscription, le Bureau de l’aide financière ne peut remettre son aide financière à l’étudiant.

Si l’unité tarde à entrer l’inscription, l’étudiant ne peut toucher son aide financière. Si l’inscription à un des cours est annulé, l’étudiant perd son statut d’étudiant à temps complet : non seulement le montant reçu pour la session en cours doit être remis, mais l’intérêt sur les prêts antérieurs commencent à courir à partir de la date de fin de la session précédente et le remboursement sur le tout, six mois plus tard. L’annulation rétroactive de la session à la suite de l’exclusion du programme ou en raison de maladie entraîne les mêmes conséquences.

Au cours de la dernière année, plusieurs étudiants ont demandé l’aide de l’ombudsman soit pour accélérer le paiement de leur aide financière qui tardait, soit pour retrouver leur statut d’étudiant à temps complet. La perte du statut était alors due à une modification à leur dossier qu’ils avaient sollicitée ou acceptée, ou qui leur avait été imposée par l’unité, à la suite de l’annulation d’un des cours auxquels ils étaient inscrits, par exemple. Dans tous les cas, ils n’avaient pas compris les conséquences de ces modifications au niveau de leur aide financière.

À la session d’automne, la situation est particulière parce que tout étudiant n’ayant pas acquitté les droits de scolarité d’un trimestre antérieur ne peut être inscrit. Fréquemment, pour régler cette facture, l’étudiant a besoin de son aide financière, qui ne peut lui être remise tant qu’il n’est pas inscrit. Or, il ne peut être inscrit parce qu’il n’a pas payé, et pour payer, il a besoin de son aide financière.

Auparavant, pour régler cette situation, l’étudiant devait se promener entre le Bureau de l’aide financière, la Section des droits de scolarité et son unité académique, ce qui causait des délais importants pour l’inscription et la remise de l’aide. À la session d’automne 1998, du 25 août au 30 septembre, la direction des Services aux étudiants en lien avec la Section des droits de scolarité et les unités académiques a mis sur pied " un point de service " réunissant en un même endroit les différents acteurs en cause pour régler rapidement et sans démarchage ces problèmes. Les étudiants qui ont demandé l’aide de l’ombudsman pour des difficultés de ce genre sont venus en dehors de la période d’opération du " point de service ".

Ce " point de service " même temporaire constitue une amélioration importante. L’ombudsman ne peut qu’encourager les initiatives qui permettent de regrouper les différents services aux étudiants en un même lieu pour ainsi leur faciliter les démarches administratives. Le projet de réorganisation du campus prévoit d’ailleurs des améliorations notables à ce sujet. En attendant, d’autres pas peuvent être faits.

L’ombudsman recommande :

QUE le personnel responsable de la gestion académique dans les unités se tienne à jour sur les interrelations entre le processus d’inscription et le régime d’aide financière et prévoit des mécanismes qui informent l’étudiant des conséquences sur son aide financière de la perte de son statut d’étudiant à temps complet avant qu’elle ne survienne.

QUE le Bureau de l’aide financière poursuive la sensibilisation des unités académiques sur les conditions d’octroi de l’aide financière et sur l’admissibilité au régime.

QUE l’Université favorise la collaboration entre les unités académiques, la Section des droits de scolarité et le Bureau de l’aide financière.

2 . 2 Régime d’assurance médicale et dentaire de la FAECUM

Le Bureau de l’ombudsman a reçu, au cours de la dernière année, 55 demandes qui avaient trait au régime d’assurance médicale et dentaire de la FAECUM. La FAECUM a mis en place ce régime, à la suite d’un référendum sur le sujet tenu en octobre 1997. Il s’agit d’une décision de l’association étudiante sur laquelle l’ombudsman n’a pas juridiction. Toutefois, en vertu de la Loi sur l’accréditation et le financement des associations étudiantes, l’Université a l’obligation de percevoir pour ce service offert, elle fournit aussi les listes d’étudiants qui permettent les envois d’information ou joint les informations à ses propres envois.

Le régime prévoyait l’inscription automatique des étudiants et des modalités de retrait qui obligeaient l’étudiant dans la majorité des cas à se présenter, pour se retirer du régime, en un lieu donné sur le campus durant une période fixe de dix jours, en début de session. Des étudiants qui ne désiraient pas bénéficier du régime et avaient manqué la période de retrait se sont adressés à l’ombudsman pour se plaindre des modalités de retrait, de la qualité de l’information à ce sujet, de n’avoir pas reçu l’information, de l’existence du régime, etc.

Dans tous les cas, l’ombudsman a vérifié auprès de la Section des droits de scolarité que l’étudiant avait bien fait l’objet d’un envoi en temps utile. Si tel n’était pas le cas, la Section des droits de scolarité créditait le compte de l’étudiant du coût de l’assurance. Dans les autres cas, après avoir informé le plaignant du contexte de cette mesure (loi, référendum, etc.), il était référé à la FAECUM.

A la suite des problèmes rencontrés, les modalités de retrait ont été revues et le nombre de dossiers de cette nature a considérablement diminué pour l’année en cours.

2 . 3 L’implantation de la hausse des frais de gestion à la session de printemps 1999

À la suite de l’adoption de la hausse des frais de gestion à la fin d’avril 1999, plusieurs étudiants libres inscrits à la session de printemps 1999 se sont adressés à l’ombudsman pour se plaindre d’avoir reçu une facture supplémentaire de 15 $ en cours de session alors qu’ils avaient déjà défrayé, au moment de leur inscription, le coût total du cours. L’ombudsman est intervenue parce qu’elle estimait que l’Université ne pouvait ainsi modifier le coût d’un cours après l’inscription.

Après étude de la question et compte tenu des dates respectives d’adoption de la hausse d’une part, et d’inscription des étudiants d’autre part, l’Université s’est engagée à créditer chacun des étudiants inscrits à la session de printemps 1999 d’un montant égal à la hausse des frais de gestion à la session de printemps 1999.

3 - Le personnel rémunéré sur les fonds spéciaux

La situation du personnel sur fonds spéciaux est spécifique et distincte de toutes les autres catégories de personnel.

Les employés des fonds spéciaux ne bénéficient pas de la sécurité d’emploi puisque la poursuite de l’emploi dépend de la continuation des apports de fonds des organismes de subvention. De plus, leur rémunération peut être fixée par le détenteur de la subvention compte tenu de ses disponibilités financières. Ces éléments sont incontournables. Cependant, d’autres peuvent être améliorés.

Les différentes personnes rémunérées sur fonds spéciaux qui se sont présentées au Bureau de l’ombudsman avaient rencontré des difficultés variées. Il peut s’agir d’une personne en congé de maladie pour une longue période s’inquiétant des transformations qui pouvaient être faites à son poste en son absence. D’autres se sont plaints d’inégalités salariales, à compétence et expérience égales, pour des postes de même niveau. Certains voulaient protester à la suite de fins de contrat qu’ils estimaient précipitées. D’autres désiraient obtenir de l’information sur le niveau de leur poste, l’échelle salariale et sa progression, et les avantages sociaux s’y rattachant.

Les différentes demandes reçues ont obligé l’ombudsman à approfondir cette question. Elle découvrit ainsi qu’en avril 1997, le Comité des personnels du Conseil avait adopté un Rapport sur le personnel rémunéré sur fonds spéciaux et l’équité salariale, soumis au Conseil de l’Université pour information en mai 1997. Ce rapport prévoyait, à la suite de l’adoption récente par le gouvernement du Québec de la loi sur l’équité salariale, l’élaboration d’un calendrier en vue de réviser, sur trois ans, tous les dossiers des membres du personnel rémunéré sur les fonds spéciaux afin de corriger les écarts salariaux et de rapprocher progressivement leurs normes de rémunération de celles du personnel rémunéré sur fonds courants.

Près de trois ans plus tard, la situation demeure inchangée. Il y a toujours plus de la moitié des personnes rémunérées hors échelle sur fonds spéciaux, c’est à dire qu’elles ont, sauf quelques exceptions, des conditions salariales inférieures à celles s’appliquant au personnel régulier sur fonds courants.

Compte tenu du nombre et de la valeur des personnes touchées, des attentes de recherche de l’Université de Montréal et de leur rôle à cet égard, l’Université a intérêt à contribuer à l’amélioration de leur situation dans le cadre de ses responsabilités et de ses possibilités.

L’ombudsman recommande :

QUE l’Université se dote d’un nouvel échéancier réaliste visant à corriger les écarts salariaux entre les membres du personnel rémunéré sur fonds spéciaux et les membres du personnel rémunéré sur fonds courants.

QUE l’Université fournisse aux membres du personnel rémunéré sur fonds spéciaux une information plus complète au moment de leur engagement, relativement à la description de leur poste et à leurs conditions d’emploi.

4 - Les ententes-cadres en matière de propriété intellectuelle

L’Université a adopté en décembre 1994 une Politique sur la propriété intellectuelle. Cette politique prévoit les grands principes et le fait que les modalités d’application doivent être précisées et mises en place par les unités. Ainsi chaque unité devait élaborer, dans l’année qui suivait la date d’adoption de la politique, une entente-cadre visant à préciser les critères relatifs à la reconnaissance du caractère substantiel ou d’appoint de l’apport intellectuel, à la signature des publications etc. La politique prévoit également que le directeur de l’unité doit remettre à chaque chercheur une copie de la politique et de l’entente-cadre applicable.

À l’occasion des dossiers dont elle a été saisie, l’ombudsman a été à même de se rendre compte que plusieurs unités ne s’étaient pas encore dotées d’une telle entente. On comprendra aisément qu’un tel contexte ne favorise pas les discussions franches entre jeunes chercheurs et patrons, à ce sujet. Un jeune chercheur à contrat peut ne pas se sentir à l’aise pour engager lui-même la discussion sur le sujet. Il est donc important de favoriser la circulation d’une l’information qui permet aux gens de connaître et comprendre les règles du jeu en matière de propriété intellectuelle dans leur secteur disciplinaire et de pouvoir vérifier par eux-mêmes, dans un premier temps, si elles semblent avoir été respectées.

Le vice-rectorat à la recherche a fait un rappel important au cours de l’année dernière demandant aux unités de se conformer à la politique. L’ombudsman encourage la poursuite de cette démarche et recommande :

QU’en accord avec la politique institutionnelle sur la propriété intellectuelle, chaque unité adopte dans les plus brefs délais une entente cadre en cette matière.

QUE l’Université favorise la circulation de l’information et la discussion en matière de propriété intellectuelle sur le campus.

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CONCLUSION

L’année 1998-1999 a permis l’atteinte de résultats intéressants : la rédaction d’un nouveau mandat, la résolution de la presque totalité des demandes fondées soumises à l’attention de l’ombudsman et la mise en lumière de certaines difficultés pour lesquelles des solutions ont été mises en place ou proposées.

Au-delà des recommandations spécifiques que contient la partie lll, il apparaît important d’élargir la perspective et de proposer une voie d’amélioration, en matière de justice et d’équité, touchant l’ensemble des activités de l’Université.

Chacune des personnes qui composent l’organisation peut poser des gestes pour permettre une amélioration des pratiques en cette matière. Chaque unité est la première responsable du support à accorder à un employé confronté à un choix difficile. Ensemble, cette personne et ses collègues de l’unité peuvent trouver des réponses. De son côté, la direction de l’Université peut réfléchir aux moyens de susciter et d’encourager de telles démarches dans les unités et de favoriser le partage des constats qui en ressortent. Une telle démarche qui engagerait le corps professoral et l’ensemble du personnel serait, bien plus que n’importe quelle norme imposée, de nature à améliorer de façon continue et durable les pratiques institutionnelles en matière de justice et d’équité.

Alors que l’Université de Montréal se positionne pour figurer dans le peloton de tête des grandes universités du monde, une démarche de nature éthique qui favorise l’émergence et le partage de valeurs communes, ne peut que lui fournir un atout additionnel pour arriver à ses fins.

Au cours de l’année 1999-2000, l’ombudsman désire faire connaître son Bureau, améliorer le service à la clientèle, organiser les statistiques du Bureau et se doter de meilleurs outils. Elle compte s’intéresser notamment aux problèmes causés par l’application de la réglementation relative aux frais de scolarité différenciés pour les Canadiens non-résidents du Québec ainsi qu’aux difficultés que rencontrent les personnes munies de certificats de fin d’études ou de diplômes étrangers, qui désirent poursuivre leurs études à l’Université de Montréal.

Avant de clore ce premier rapport annuel, l’ombudsman remercie chacune des personnes, étudiants, professeurs, chargés de cours, administrateurs, professionnels, secrétaires, assistantes à la gestion des dossiers étudiants, préposés à l’accueil, techniciens, et tous les autres membres du personnel et de la communauté universitaire qui ont collaboré avec elle et sans qui, les réalisations de cette première année de mandat n’auraient pas été possibles.

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LISTE DES RECOMMANDATIONS

  1. QUE l’Université se dote, à brève échéance, d’une politique d’encadrement aux études supérieures.
  2. QUE l’Université modifie la procédure de révision et de révision exceptionnelle prévue au règlement pédagogique cadre, de manière à prévoir des délais formels pour l’institution en cette matière.
  3. QUE l’Université revoie la formulation de l’article 7.9 du règlement pédagogique cadre en ce qui a trait à la révision exceptionnelle, de manière à refléter et à assurer un plus juste équilibre entre la présomption que la correction a été bien faite par l’enseignant et le droit de l’étudiant à une évaluation juste.
  4. QUE le personnel responsable de la gestion académique dans les unités se tienne à jour sur les interrelations entre le processus d’inscription et le régime d’aide financière et prévoit des mécanismes qui informent l’étudiant des conséquences sur son aide financière de la perte de son statut d’étudiant à temps complet avant qu’elle ne survienne.
  5. QUE le Bureau de l’aide financière poursuive la sensibilisation des unités académiques sur les conditions d’octroi de l’aide financière et sur l’admissibilité au régime.
  6. QUE l’Université favorise les collaborations entre les unités académiques, la Section des droits de scolarité et le Bureau de l’aide financière.
  7. QUE l’Université se dote d’un nouvel échéancier réaliste visant à corriger les écarts salariaux entre les membres du personnel rémunéré sur fonds spéciaux et les membres du personnel rémunéré sur fonds courants.
  8. QUE l’Université fournisse aux membres du personnel rémunéré sur fonds spéciaux une information plus complète au moment de leur engagement, relativement à la description de leur poste et à leurs conditions d’emploi.
  9. QU’en accord avec la politique institutionnelle sur la propriété intellectuelle, chaque unité adopte dans les plus brefs délais une entente cadre en cette matière.
  10. QUE l’Université favorise la circulation de l’information et la discussion en matière de propriété intellectuelle sur le campus.

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