Université de Montréal

Partie III

Aspects qualitatifs et recommandations

Tentons de dégager des données quantitatives relatives aux activités du Bureau de l’ombudsman pour l’année 1998-1999, une description qualitative de certains aspects de la situation de l’Université de Montréal en matière de justice et d’équité.

Cette troisième partie du rapport annuel présente les dossiers qui ont attiré l’attention de l’ombudsman de façon particulière soit par leur nombre, soit par leur problématique. Ceux pour lesquels des actions ont déjà été prises sont brièvement résumés. D’autres, pour lesquels la préparation du rapport a été l’occasion d’une synthèse, font l’objet d’un exposé plus important, suivi de recommandations. L’ordre de présentation des thèmes suit celui de l’importance, en termes quantitatifs, de l’objet des demandes : questions académiques, questions financières, relations de travail, relations interpersonnelles, etc.

1 - Les questions académiques

Il est tout à fait naturel que les questions académiques se trouvent au premier rang des préoccupations de l’Université et de ses étudiants. Du point de vue de l’ombudsman, deux de ces questions méritent réflexion et demandent que soient mises en œuvre des actions structurées afin d’améliorer la situation. Il s’agit de l’encadrement aux études supérieures et de la révision de l’évaluation. En ce qui concerne la troisième question dont nous avons cru bon de faire mention ici, soit le processus d’admission à la Faculté de médecine, des actions ont déjà été prises pour régler la situation problématique.

1 . 1 L’encadrement aux études supérieures

L’encadrement aux études supérieures constitue, outre les questions financières, la principale préoccupation des étudiants des cycles supérieurs. L’ombudsman a consacré à ce type de dossiers un pourcentage important de son temps, car les problèmes s’y rattachant sont complexes, et les enjeux considérables pour l’étudiant, le professeur et l’unité.

Les principaux problèmes soulevés tiennent à la fréquence des contacts entre l’étudiant et son superviseur, au lien d’interdépendance de l’étudiant envers son directeur de thèse ou de mémoire, à des difficultés de communication et à des questions de propriété intellectuelle. Le tout se complexifie quand il y a divergence entre les parties en ce qui a trait à la volonté de mettre fin à cette relation professeur-étudiant.

En fait, quand un étudiant connaît une difficulté avec son superviseur, il consulte l’ombudsman sans désirer que ce dernier intervienne, à tout le moins au départ. Il veut simplement se renseigner, discuter des difficultés rencontrées et des différentes options qui s’offrent à lui pour tenter de les résoudre. Tous préfèrent agir seuls. Certains reviennent plus tard après avoir constaté leur incapacité à régler leurs difficultés. Quand l’ombudsman intervient, c’est généralement que la relation professeur-étudiant est compromise ou que l’étudiant a rencontré un échec, soit à l’examen de synthèse, soit au moment du dépôt de la thèse. À ce moment, les solutions, lorsqu’elles existent, sont coûteuses : s’il est possible de changer de directeur, d’unité ou même d’université, cela entraîne, d’habitude, la reprise de cours et d’examens, ou à tout le moins la prolongation des études et des coûts supplémentaires.

Il est certes impossible d’éviter toute difficulté. On peut par ailleurs essayer de diminuer le nombre de cas, déceler plus rapidement les situations problématiques, s’assurer au départ de la compatibilité du duo et d’une compréhension commune du rythme et des modalités d’encadrement. Les mieux placés pour faire de la prévention, ce sont d’abord les acteurs eux-mêmes ; il importe donc de donner aux étudiants, aux professeurs et aux unités, des outils qui leur permettent de faire de la prévention.

L’un de ces outils est une politique des études aux cycles supérieurs incluant des dispositions relatives à l’encadrement. Des modèles existent actuellement dans d’autres institutions universitaires.

Un telle politique constituerait pour notre institution un outil utile de prévention. Cette question était à l’ordre du jour de la dernière assemblée annuelle de la Faculté des études supérieures ; l’ombudsman encourage la Faculté des études supérieures à pousser plus avant ce projet et recommande :

QUE l’Université se dote, à brève échéance, d’une politique d’encadrement aux études supérieures.

1 . 2 La révision de l’évaluation

La révision de l’évaluation est une pratique qui a suscité bon nombre de demandes à cause des délais et de la procédure de révision exceptionnelle.

1 . 2 . 1 Les délais de révision de l’évaluation

Le règlement pédagogique cadre prévoit que l’étudiant a quinze jours ouvrables suivant l’affichage ou l’expédition des résultats de l’évaluation pour faire une demande de révision de l’évaluation, et quinze jours suivant la transmission de la décision relative à l’évaluation pour soumettre une demande de révision exceptionnelle. Cette réglementation ne prévoit toutefois aucune échéance de réponse à cette demande de la part du professeur ou de la direction de l’unité, outre que les fiches interprétatives du règlement cadre qui prévoient que " les autorités compétentes sont priées de respecter les délais qu’imposent la progression normale des études. "

Pourtant, le temps de réponse influence de façon proportionnelle l’ampleur négative de l’impact, puisque la décision sur une révision a souvent des conséquences importantes pour l’étudiant en ce qui a trait au choix de cours subséquent, à la poursuite des études ou à l’octroi du diplôme.

Il apparaît donc raisonnable de prévoir aussi un délai pour l’institution en cette matière.

L’ombudsman recommande :

QUE l’Université modifie la procédure de révision et de révision exceptionnelle prévue au règlement pédagogique cadre, de manière à prévoir des délais formels pour l’institution en cette matière.

1 . 2 . 2 La révision exceptionnelle

Plusieurs étudiants ont demandé l’assistance de l’ombudsman à la suite du refus de la direction de leur unité à leur demande de procéder à la mise en place d’un comité de révision exceptionnelle. Des étudiants ont abandonné leurs études à cause de ce refus, alors qu’ils étaient tout près d’obtenir leur diplôme.

Pour les unités, la mise en place d’un comité de révision exceptionnelle est lourde : nomination de trois personnes, dégagement d’une plage horaire pour ces trois personnes en vue de rencontrer les intéressés, consultation d’experts au besoin, rapport écrit, etc. De plus, en ce qui concerne les examens de la session d’hiver, la demande de révision exceptionnelle survient au moment des vacances d’été.

S’ajoute à cela, le fait que l’acceptation d’une demande de révision exceptionnelle est souvent perçue par la direction de l’unité comme comportant un blâme implicite à l’intention de l’enseignant.

Cette lourdeur du mécanisme et son contexte de réalisation semblent nuire à la reconnaissance du droit à une révision.

Toutefois, dans deux cas, la direction de l’unité a accepté une modification du barème du professeur tout en refusant de procéder à la révision exceptionnelle, parce qu’elle estimait la position de l’enseignant justifié quant au fond. Bien sûr, l’ombudsman ne peut porter de jugement quant au fond, mais peut s’interroger sur le processus.

Les règles de justice naturelle nous disent qu’il faut non seulement que justice ait été rendue mais encore qu’il y ait apparence que justice ait été rendue. Tant la réglementation que la pratique en matière de révision exceptionnelle doivent refléter ce principe.

Du point de vue de l’étudiant, le refus de l’unité de donner suite à sa demande de révision exceptionnelle, alors qu’il allègue l’existence d’un conflit important avec son professeur ou encore des circonstances extérieures préjudiciables, est vécu comme une injustice du système contre laquelle il ne peut rien.

Dans les institutions universitaires, il prévaut deux types de position en ce qui a trait à la révision de l’évaluation, après une première révision par l’enseignant. La première prévoit le recours à un tiers impartial davantage comme un droit de l’étudiant. La deuxième laisse une grande discrétion à la direction de l’unité dans l’octroi de la révision par un tiers ou un comité impartial.

Il semble que l’article 7.9 du règlement pédagogique cadre existe sous sa forme actuelle depuis plus de 20 ans. S’il a déjà permis d’assurer un équilibre entre d’une part la présomption que la correction a été bien faite par l’enseignant et d’autre part le droit d’un étudiant à une évaluation juste, cet équilibre semble devenu précaire.

L’ombudsman recommande :

QUE l’Université revoie la formulation de l’article 7.9 du règlement pédagogique cadre en ce qui a trait à la révision exceptionnelle, de manière à refléter et à assurer un plus juste équilibre entre la présomption que la correction a été bien faite par l’enseignant et le droit de l’étudiant à une évaluation juste.

1 . 3 Le processus d’admission à la Faculté de médecine

À la suite de plaintes de candidats refusés à l’admission au programme de M.D. à la Faculté de médecine, l’ombudsman a présenté en novembre 1998, à la demande du vice-doyen aux études de la Faculté, des recommandations qui touchaient le processus d’entrevue, le règlement de la Faculté sur l’admission et la Politique générale d’admission de l’Université. La réglementation a été modifiée au cours de l’hiver 1999, et des changements au processus d’entrevue ont été mis en œuvre pour la sélection des candidats de l’automne 1999.

2 - Les questions financières

Les questions financières surtout lorsqu’il s’agit des étudiants ne peuvent être négligées. Elles ont un impact direct sur les inscriptions et la rétention des étudiants. Trois éléments touchent ces questions et ont suscité le travail du Bureau de l’ombudsman : les relations entre services en ce qui a trait à l’aide financière, les modalités de retrait de l’assurance médicale et dentaire de la FAECUM et l’implantation de la hausse des frais de gestion à la session de printemps 1999. Seul le premier élément fait l’objet de recommandations puisque les deux autres points sont déjà résolus.

2 . 1 Inscriptions, aide financière et relations entre services

À l’Université de Montréal, parmi les étudiants québécois à temps complet, plus d’un étudiant sur deux est bénéficiaire de l’aide financière. Pour offrir un meilleur service à la clientèle, le personnel responsable des unités de gestion académique doit connaître cette réalité et les aspects de sa gestion qui influencent le moment où l’étudiant peut toucher son aide financière et son admissibilité au régime.

Un étudiant admissible au régime d’aide financière du ministère de l’Éducation doit, pour se voir remettre son aide financière (chèque ou certificat de prêt) aux sessions d’automne et d’hiver, être inscrit à temps complet. La preuve de cette inscription est générée par le système de gestion informatique des dossiers académiques après que l’unité dont relève l’étudiant y ait entré l’information relative à son inscription. Tant que l’unité n’a pas entré l’inscription, le Bureau de l’aide financière ne peut remettre son aide financière à l’étudiant.

Si l’unité tarde à entrer l’inscription, l’étudiant ne peut toucher son aide financière. Si l’inscription à un des cours est annulé, l’étudiant perd son statut d’étudiant à temps complet : non seulement le montant reçu pour la session en cours doit être remis, mais l’intérêt sur les prêts antérieurs commencent à courir à partir de la date de fin de la session précédente et le remboursement sur le tout, six mois plus tard. L’annulation rétroactive de la session à la suite de l’exclusion du programme ou en raison de maladie entraîne les mêmes conséquences.

Au cours de la dernière année, plusieurs étudiants ont demandé l’aide de l’ombudsman soit pour accélérer le paiement de leur aide financière qui tardait, soit pour retrouver leur statut d’étudiant à temps complet. La perte du statut était alors due à une modification à leur dossier qu’ils avaient sollicitée ou acceptée, ou qui leur avait été imposée par l’unité, à la suite de l’annulation d’un des cours auxquels ils étaient inscrits, par exemple. Dans tous les cas, ils n’avaient pas compris les conséquences de ces modifications au niveau de leur aide financière.

À la session d’automne, la situation est particulière parce que tout étudiant n’ayant pas acquitté les droits de scolarité d’un trimestre antérieur ne peut être inscrit. Fréquemment, pour régler cette facture, l’étudiant a besoin de son aide financière, qui ne peut lui être remise tant qu’il n’est pas inscrit. Or, il ne peut être inscrit parce qu’il n’a pas payé, et pour payer, il a besoin de son aide financière.

Auparavant, pour régler cette situation, l’étudiant devait se promener entre le Bureau de l’aide financière, la Section des droits de scolarité et son unité académique, ce qui causait des délais importants pour l’inscription et la remise de l’aide. À la session d’automne 1998, du 25 août au 30 septembre, la direction des Services aux étudiants en lien avec la Section des droits de scolarité et les unités académiques a mis sur pied " un point de service " réunissant en un même endroit les différents acteurs en cause pour régler rapidement et sans démarchage ces problèmes. Les étudiants qui ont demandé l’aide de l’ombudsman pour des difficultés de ce genre sont venus en dehors de la période d’opération du " point de service ".

Ce " point de service " même temporaire constitue une amélioration importante. L’ombudsman ne peut qu’encourager les initiatives qui permettent de regrouper les différents services aux étudiants en un même lieu pour ainsi leur faciliter les démarches administratives. Le projet de réorganisation du campus prévoit d’ailleurs des améliorations notables à ce sujet. En attendant, d’autres pas peuvent être faits.

L’ombudsman recommande :

QUE le personnel responsable de la gestion académique dans les unités se tienne à jour sur les interrelations entre le processus d’inscription et le régime d’aide financière et prévoit des mécanismes qui informent l’étudiant des conséquences sur son aide financière de la perte de son statut d’étudiant à temps complet avant qu’elle ne survienne.

QUE le Bureau de l’aide financière poursuive la sensibilisation des unités académiques sur les conditions d’octroi de l’aide financière et sur l’admissibilité au régime.

QUE l’Université favorise la collaboration entre les unités académiques, la Section des droits de scolarité et le Bureau de l’aide financière.

2 . 2 Régime d’assurance médicale et dentaire de la FAECUM

Le Bureau de l’ombudsman a reçu, au cours de la dernière année, 55 demandes qui avaient trait au régime d’assurance médicale et dentaire de la FAECUM. La FAECUM a mis en place ce régime, à la suite d’un référendum sur le sujet tenu en octobre 1997. Il s’agit d’une décision de l’association étudiante sur laquelle l’ombudsman n’a pas juridiction. Toutefois, en vertu de la Loi sur l’accréditation et le financement des associations étudiantes, l’Université a l’obligation de percevoir pour ce service offert, elle fournit aussi les listes d’étudiants qui permettent les envois d’information ou joint les informations à ses propres envois.

Le régime prévoyait l’inscription automatique des étudiants et des modalités de retrait qui obligeaient l’étudiant dans la majorité des cas à se présenter, pour se retirer du régime, en un lieu donné sur le campus durant une période fixe de dix jours, en début de session. Des étudiants qui ne désiraient pas bénéficier du régime et avaient manqué la période de retrait se sont adressés à l’ombudsman pour se plaindre des modalités de retrait, de la qualité de l’information à ce sujet, de n’avoir pas reçu l’information, de l’existence du régime, etc.

Dans tous les cas, l’ombudsman a vérifié auprès de la Section des droits de scolarité que l’étudiant avait bien fait l’objet d’un envoi en temps utile. Si tel n’était pas le cas, la Section des droits de scolarité créditait le compte de l’étudiant du coût de l’assurance. Dans les autres cas, après avoir informé le plaignant du contexte de cette mesure (loi, référendum, etc.), il était référé à la FAECUM.

A la suite des problèmes rencontrés, les modalités de retrait ont été revues et le nombre de dossiers de cette nature a considérablement diminué pour l’année en cours.

2 . 3 L’implantation de la hausse des frais de gestion à la session de printemps 1999

À la suite de l’adoption de la hausse des frais de gestion à la fin d’avril 1999, plusieurs étudiants libres inscrits à la session de printemps 1999 se sont adressés à l’ombudsman pour se plaindre d’avoir reçu une facture supplémentaire de 15 $ en cours de session alors qu’ils avaient déjà défrayé, au moment de leur inscription, le coût total du cours. L’ombudsman est intervenue parce qu’elle estimait que l’Université ne pouvait ainsi modifier le coût d’un cours après l’inscription.

Après étude de la question et compte tenu des dates respectives d’adoption de la hausse d’une part, et d’inscription des étudiants d’autre part, l’Université s’est engagée à créditer chacun des étudiants inscrits à la session de printemps 1999 d’un montant égal à la hausse des frais de gestion à la session de printemps 1999.

3 - Le personnel rémunéré sur les fonds spéciaux

La situation du personnel sur fonds spéciaux est spécifique et distincte de toutes les autres catégories de personnel.

Les employés des fonds spéciaux ne bénéficient pas de la sécurité d’emploi puisque la poursuite de l’emploi dépend de la continuation des apports de fonds des organismes de subvention. De plus, leur rémunération peut être fixée par le détenteur de la subvention compte tenu de ses disponibilités financières. Ces éléments sont incontournables. Cependant, d’autres peuvent être améliorés.

Les différentes personnes rémunérées sur fonds spéciaux qui se sont présentées au Bureau de l’ombudsman avaient rencontré des difficultés variées. Il peut s’agir d’une personne en congé de maladie pour une longue période s’inquiétant des transformations qui pouvaient être faites à son poste en son absence. D’autres se sont plaints d’inégalités salariales, à compétence et expérience égales, pour des postes de même niveau. Certains voulaient protester à la suite de fins de contrat qu’ils estimaient précipitées. D’autres désiraient obtenir de l’information sur le niveau de leur poste, l’échelle salariale et sa progression, et les avantages sociaux s’y rattachant.

Les différentes demandes reçues ont obligé l’ombudsman à approfondir cette question. Elle découvrit ainsi qu’en avril 1997, le Comité des personnels du Conseil avait adopté un Rapport sur le personnel rémunéré sur fonds spéciaux et l’équité salariale, soumis au Conseil de l’Université pour information en mai 1997. Ce rapport prévoyait, à la suite de l’adoption récente par le gouvernement du Québec de la loi sur l’équité salariale, l’élaboration d’un calendrier en vue de réviser, sur trois ans, tous les dossiers des membres du personnel rémunéré sur les fonds spéciaux afin de corriger les écarts salariaux et de rapprocher progressivement leurs normes de rémunération de celles du personnel rémunéré sur fonds courants.

Près de trois ans plus tard, la situation demeure inchangée. Il y a toujours plus de la moitié des personnes rémunérées hors échelle sur fonds spéciaux, c’est à dire qu’elles ont, sauf quelques exceptions, des conditions salariales inférieures à celles s’appliquant au personnel régulier sur fonds courants.

Compte tenu du nombre et de la valeur des personnes touchées, des attentes de recherche de l’Université de Montréal et de leur rôle à cet égard, l’Université a intérêt à contribuer à l’amélioration de leur situation dans le cadre de ses responsabilités et de ses possibilités.

L’ombudsman recommande :

QUE l’Université se dote d’un nouvel échéancier réaliste visant à corriger les écarts salariaux entre les membres du personnel rémunéré sur fonds spéciaux et les membres du personnel rémunéré sur fonds courants.

QUE l’Université fournisse aux membres du personnel rémunéré sur fonds spéciaux une information plus complète au moment de leur engagement, relativement à la description de leur poste et à leurs conditions d’emploi.

4 - Les ententes-cadres en matière de propriété intellectuelle

L’Université a adopté en décembre 1994 une Politique sur la propriété intellectuelle. Cette politique prévoit les grands principes et le fait que les modalités d’application doivent être précisées et mises en place par les unités. Ainsi chaque unité devait élaborer, dans l’année qui suivait la date d’adoption de la politique, une entente-cadre visant à préciser les critères relatifs à la reconnaissance du caractère substantiel ou d’appoint de l’apport intellectuel, à la signature des publications etc. La politique prévoit également que le directeur de l’unité doit remettre à chaque chercheur une copie de la politique et de l’entente-cadre applicable.

À l’occasion des dossiers dont elle a été saisie, l’ombudsman a été à même de se rendre compte que plusieurs unités ne s’étaient pas encore dotées d’une telle entente. On comprendra aisément qu’un tel contexte ne favorise pas les discussions franches entre jeunes chercheurs et patrons, à ce sujet. Un jeune chercheur à contrat peut ne pas se sentir à l’aise pour engager lui-même la discussion sur le sujet. Il est donc important de favoriser la circulation d’une l’information qui permet aux gens de connaître et comprendre les règles du jeu en matière de propriété intellectuelle dans leur secteur disciplinaire et de pouvoir vérifier par eux-mêmes, dans un premier temps, si elles semblent avoir été respectées.

Le vice-rectorat à la recherche a fait un rappel important au cours de l’année dernière demandant aux unités de se conformer à la politique. L’ombudsman encourage la poursuite de cette démarche et recommande :

QU’en accord avec la politique institutionnelle sur la propriété intellectuelle, chaque unité adopte dans les plus brefs délais une entente cadre en cette matière.

QUE l’Université favorise la circulation de l’information et la discussion en matière de propriété intellectuelle sur le campus.

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