Université de Montréal

Partie I

Activités du bureau de l’ombudsman

Au cours de l’année 1998-1999, outre le traitement des demandes d’intervention faisant l’objet de la partie II, le Bureau de l’ombudsman a travaillé à l’élaboration d’un nouveau mandat, au développement d’une philosophie d’intervention, à des activités internes diversifiées, et à des activités externes de rayonnement et de développement professionnel.

1 - Ressources et fonctionnement du bureau

Le Bureau de l’ombudsman compte deux personnes à temps complet : une secrétaire de direction et l’ombudsman, et ce depuis l’implantation de la fonction en juin 1988.

Le Bureau est situé au 4e étage du Pavillon J.-A.-de-Sève qui loge également les Services aux étudiants ; il comporte un local pour la secrétaire et un autre pour l’ombudsman. Il n’y a malheureusement pas de salle où peuvent attendre les personnes qui désirent rencontrer l’ombudsman ou remplir un formulaire de demande d’assistance. L’endroit est par ailleurs discret, assez central par rapport à un campus plutôt étendu, et loin des lieux associés à l’administration de l’Université permettant ainsi une perception d’indépendance de la fonction.

La secrétaire reçoit les appels et les personnes qui se présentent. À moins que la demande ne requière l’attention immédiate de l’ombudsman, la secrétaire prend les informations concernant la personne et l’objet de sa demande. Par la suite si l’ombudsman est présente et disponible, elle reçoit la personne ou prend son appel. Si l’ombudsman n’est pas disponible, le dossier est placé en attente et la secrétaire indique le moment où l’ombudsman rappellera ou sera en mesure de rencontrer l’étudiant. S’il s’agit d’une chose qui puisse être facilement réglée (parce qu’il s’agit d’un problème simple ou qui s’est déjà présenté), le traitement est relativement rapide. Dans les autres cas, l’attente est plus longue.

Au cours de cette année, l’ombudsman a vu à la gestion du Bureau, à la préparation du budget, à l’achat et au renouvellement du matériel informatique, à la mise à jour de la banque de données, au remplacement de la secrétaire durant un congé prolongé et à la formation de sa remplaçante.

L’allocation des ressources du Bureau relève de choix institutionnels. Il incombe de faire connaître les conséquences d’un Bureau composé d’uniquement deux personnes. L’une de ces conséquences est le délai de traitement des demandes en période de pointe, de formation ou de production de rapports ; une autre en est de ne pouvoir, faute de temps d’une ressource professionnelle, faire bénéficier divers projets de la communauté universitaire de l’expertise développée dans le cadre des activités du Bureau de l’ombudsman.

2 - Élaboration d’un nouveau mandat

Au cours de la première année de son mandat, l’ombudsman a élaboré, de concert avec le Comité ad hoc du Conseil sur le statut de l’ombudsman, un nouveau projet de mandat. Le projet déposé au Conseil à la fin de mai dernier a été adopté en août 1999. On retrouve en annexe le nouveau règlement concernant l’ombudsman.

3 - Développement d’une philosophie d’intervention

L’intervention de l’ombudsman a comme cadre premier son mandat et la réglementation de l’Université de Montréal : charte, statuts, règlements et politiques. Elle veille à leur application dans les différents cas qui lui sont soumis, avec en arrière plan, bien sûr, le système juridique québécois et canadien.

Par ailleurs, si elle peut proposer dans le cadre d’une recommandation générale la modification d’une règle, elle ne peut certes l’imposer dans un cas particulier, la règle existante a effet tant qu’elle n’a pas été modifiée.

Il peut cependant arriver qu’elle suggère de passer outre pour des raisons humanitaires ou parce que l’application littérale de la règle contreviendrait à l’objectif fixé par sa mise en place. Les normes qui visent à gérer des milliers de situations ne peuvent se permettre de prendre en compte une ou deux situations exceptionnelles qui pourraient éventuellement se présenter. C’est pourquoi toute règle comporte, pour faire face à ces situations imprévues, l’octroi implicite d’une discrétion à la personne chargée de l’administrer, discrétion que l’ombudsman sollicite d’ailleurs à l’occasion.

Outre le cadre normatif et ses exceptions, il existe aussi un certain nombre de principes d’équité et de justice administrative qui sont tout aussi importants. S’il est très rare de voir un administrateur contrevenir à la règle écrite, même s’il lui arrive à l’occasion de tarder à s’y conformer, c’est davantage au niveau de l’interprétation de ces principes d’équité ou de justice que des différends surviennent. Parmi ces principes de justice et d’équité, on retrouve notamment les règles de justice naturelle, celles relatives à la gestion de l’information, à l’imputabilité des acteurs, etc.

Au niveau de ses rapports avec les usagers de son Bureau, l’ombudsman essaie au départ de préciser avec la personne qui s’adresse à elle l’objectif qu’elle recherche. Si une intervention est demandée, elle s’assure que la personne a tenté de résoudre le problème elle-même et qu’il n’y a pas de meilleur moyen pour arriver au résultat recherché. Elle s’assure que son rôle, l’étendue de ses pouvoirs et ses obligations sont compris. Ainsi, l’ombudsman n’a pas de compétence disciplinaire reconnue et n’a donc pas de pouvoir sur le fond d’une décision académique, elle peut par ailleurs s’intéresser aux circonstances de celle-ci (respect de la procédure prévue et des règles de justice naturelle, informations préalables adéquates, etc.).

Dans ses rapports avec l’administration, l’ombudsman informe l’administrateur en cause du problème qui lui a été soumis, s’assure qu’il a déjà été mis au courant de celui-ci, se renseigne sur les motifs qui ont amené la décision et présente les éléments qui ont fait en sorte que le demandeur se soit adressé à l’ombudsman et que celle-ci ait accepté d’intervenir. Elle explique également au besoin son rôle, ses pouvoirs et ses obligations.

4 - Activités internes et communication

Outre le travail quotidien de première ligne qui fait l’objet de la partie II, la rédaction de rapports et de recommandations, l’ombudsman participe également à différentes activités sur le campus qui lui permettent de faire connaître sa fonction ou encore de faire état de ses préoccupations par rapport à un projet de modification ou à une nouvelle politique ou réglementation.

Au cours de l’année 1998-1999, l’ombudsman a participé aux Journées d’accueil pour les nouveaux étudiants. Dans le cadre du Séminaire d’information pour les nouveaux cadres académiques de l’Université, organisé par la Direction des ressources humaines, elle a fait une présentation intitulée " Que fait l’ombudsman à l’Université de Montréal ? ". Elle a participé au Panel organisé par l’Association des étudiantes et des étudiants aux études supérieures à la Faculté des sciences de l’éducation, intitulé " Deux heures sur les règlements, ça enlève des soucis … ". Elle a rencontré le Comité d’évaluation des cours cliniques à la Faculté de médecine dentaire pour leur faire part des problèmes perçus à partir de différents cas. Elle a fait une présentation devant le Comité ad hoc sur l’inter culturalisme sur les cas de discrimination rapportés au Bureau de l’ombudsman, fondée sur la race, la couleur, l’origine ethnique ou nationale ou la religion. Elle a participé à de nombreuses réunions du Comité ad hoc du Conseil sur le statut de l’ombudsman et à une réunion du Comité de gestion des crises de l’Université.

5 - Activités externes et développement professionnel

L’ombudsman a l’obligation de se renseigner et de se tenir à jour non seulement en ce qui a trait à la réglementation interne de l’Université, mais également en regard de certaines réglementations du ministère de l’Éducation (aide financière, frais de scolarité pour les résidents non québécois, etc.), de l’état du droit dans le domaine de l’éducation universitaire et des droits et libertés de la personne, et de la pratique de l’ " ombudsmanship " en général.

L’ombudsman s’assure du renouvellement et de la mise à jour de ses compétences par sa participation aux activités de plusieurs associations :

Au cours de l’année 1998-1999, la nouvelle ombudsman a assisté aux " New Ombuds Workshops " de l’AOUCC et de l’UCOA. Elle a également assisté à l’atelier sur la médiation offert par l’UCOA et au Colloque sur le droit de l’éducation donné par le Barreau du Québec, ainsi qu’au premier Congrès des ombudsmans et responsables de plaintes du secteur public du Québec.

Au-delà des activités formelles de ces organisations, les rencontres favorisent le développement d’un réseau qui permet des échanges d’information et des discussions bénéfiques au travail de chacun à l’intérieur de son institution.

6 - Répartition du temps de l’ombudsman en 1998-1999

Durant cette première année de mandat, 65 % du temps de l’ombudsman a été consacré au traitement des demandes d’intervention, 15 % à la recherche et à la rédaction ayant trait au nouveau mandat, 10 % au " réseautage " et à la formation ; le reste du temps s’est partagé à peu près également entre la gestion du Bureau et les présentations à l’interne de l’institution.

graph1.gif (3516 octets) 65% entrevues téléphoniques 25 %
rencontres 20 %
recherche et rédaction 20 %
15% révision du mandat
10% "résautage" et formation
5% communications
5% gestion du Bureau

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